Ken je dat, van die projecten die uitdijen tot enorme proporties? Of dat je wekenlang vergadert, maar geen stap verder komt? Als oplossing stelt iemand voor dat je het plan van aanpak verder moet uitwerken. Of dat je de projectgroep moet uitbreiden. Daarmee maak je het project alleen maar ingewikkelder. Michiel van der Molen biedt een andere manier: focus op eenvoud. In zijn boek ‘Zet het op een bierviltje‘ legt hij op heldere wijze uit hoe je dat doet, een project eenvoudiger maken.
In een handzaam boekje schrijft Van der Molen hoe je van een project een succes maakt: door de dingen samen op een bierviltje te zetten. Dat is de manier om ervoor te zorgen dat je het allemaal begrijpt, dat je het samen eens bent over de essentie én dat je het succesvol kunt communiceren.
Op weg naar eenvoud
Dat bierviltje is natuurlijk geen doel op zich: het gaat erom dat je het project tot een succes brengt door het eenvoudig te houden. Dat lukt door je te richten op vijf wegen:
- Ga terug naar het waarom
- Zorg voor een realistische aanpak
- Stel duidelijke prioriteiten
- Creëer eigenaarschap en
- Communiceer over de bedoeling.
Voor ieder van de vijf wegen legt Van der Molen helder waarom ze belangrijk zijn, hoe je ze kunt toepassen en wat er gebeurt als je dat niet doet.
Het liefst wil je alle vijf de wegen bewandelen – dan wordt je project zo helder en daarmee succesvol mogelijk. Daarmee eindig je dus eigenlijk met vijf bierviltjes, voor iedere weg één.
Eenvoudig communiceren
Vooral de vijfde weg sprak mij aan: communiceer over de bedoeling van het project. Want hoe vaak zie je om je heen dan mensen door details en wolligheid de draad kwijt raken? Er ontstaat, mensen handelen niet zelfstandig en het project wordt nodeloos ingewikkeld. Om dat te voorkomen, zegt Van der Molen, zet je de bedoeling op een bierviltje, met drie elementen en een symbool:
- Het resultaat van het project: wat kan de organisatie straks, na afloop van het project? Bijvoorbeeld: een nieuwe productielijn voor duurzaam gebrouwen bier.
- Het effect: wat levert het op? Stel dat je over een paar jaar terug kijkt op dit project, welk aspect geeft dan aan of het succesvol was? Bijvoorbeeld een groter marktaandeel in het segment speciaal bieren.
- Het waarom van het project, het hogere doel waaraan je een bijdrage wilt leveren. In dit voorbeeld; een schoner mileu.
- En een symbool als ondersteuning. Dat symbool ondersteunt mensen om de juiste keuzes te maken. Je zou bijvoorbeeld een kleine tekening kunnen maken van een paar mensen met een biertje in de hand en een helder blauwe lucht als achtergrond.
Natuurlijk hebben mensen meer toelichting nodig dan alleen een dergelijk bierviltje. Waar nodig duik je dieper met de planning, plan van aanpak en natuurlijk… de andere wegen van eenvoud.
Hoe eenvoudig is jouw project?
Met de vijf wegen naar eenvoud heb je een mooie checklist om je project tegen aan te houden. Loopt je project niet lekker, boek je geen voortgang of haal je niet de beloofde resultaten? Dikke kans dat je met deze vijf wegen erachter komt waar het aan ligt.
